Loading...
Posisi Anda:  Home  >  Artikel  >  Artikel saat ini

Bagaimana Kebijaksanaan Penggunaan Dokumentasi dalam Proyek? (Bagian 21/24)

Oleh   /   Sabtu 10 Desember 2011  /   Tidak ada komentar

Hal terakhir yang dihadapi manajer proyek adalah tugas dokumentasi. Tanpa dokumentasi, proyek kemungkinan besar akan terbengkalai. Kebutuhan akan dokumentasi berubah sejalan dengan berjalannya proyek.

keuanganLSM

Bagaimana Kebijaksanaan Penggunaan Dokumentasi dalam Proyek? (Bagian 21/24)

Menghindari dokumentasi. Hal terakhir yang dihadapi manajer proyek adalah tugas dokumentasi. Tanpa dokumentasi, proyek kemungkinan besar akan terbengkalai. Kebutuhan akan dokumentasi berubah sejalan dengan berjalannya proyek. Awalnya, Anda memerlukan dokumen yang menjabarkan tujuan, batasan, dan persyaratan proyek. Saat Anda mengembangkan pemahaman yang lebih mendalam akan hasil akhir yang diinginkan, fokus terarah pada perencanaan. Bagaimana Anda mengharapkan proyek diselesaikan? Sumberdaya apa (orang, uang, peralatan, dan sebagainya) yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan itu.

Ketika proyek mulai dikerjakan, dokumentasi perlu mengambil dua jalur. Jalur pertama adalah melacak kemajuan proyek berdasarkan rencana sebelumnya, sehingga Anda dapat memperbarui manajemen secara berskala. Jalur kedua adalah melacak keputusan yang diambil tentang isi proyek: Apa yang Anda pelajari tentang masalah atau peluang?  Apa yang Anda putuskan untuk lakukan tentang itu? Bagaimana Anda memutuskan? Apa solusi yang dihasilkan? Bagaimana Anda tahu solusi itu akan berhasil?

Dua jalur ini bertahan, meskipun intensitas proyek telah menurun. Pertama, Anda perlu mendokumentasi proses berlangsungnya proyek dan pelajaran yang telah Anda dapatkan, baik untuk pendidikan Anda sendiri dan untuk dibagikan dengan orang lain. Kedua, Anda perlu penyediakan dokumen apa pun yang dibutuhkan untuk memfungsikan perubahan yang yang dihasilkan proyek itu.

Yang terpenting, sebagai manajer proyek, Anda lebih dari sekadar pemimpin tim. Dalam porsi tertentu, Anda juga menjadi manajer bisnis untuk operasional perusahaan. Dokumentasi Anda harus mencerminkan dua realitas tersebut:

Berpikirlah seperti manajer fungsional. Pikirkan jenis dokumentasi yang manajer Anda harus pelihara secara berkala-arsip karyawan, kontrak, order pembelian, anggaran, biaya sebenarnya, dan sebagainya. Anda akan membutuhkan dokumentasi seperti ini untuk proyek Anda.

Bedakan kebutuhan jangka pendek dengan kebutuhan jangka panjang. Sebagian dokumentasi benar-benar hanya digunakan selama proyek berlangsung, semisal notula rapat tim, tabel data, dan sebagainya. Dokumentasi lain ditujukan untuk terus digunakan setelah proyek selesai semisal peta proses, instruksi penggunaan prosedur baru, kode pembelian hasil revisi, atau apa pun. Dokumentasi pertama dapat dibuat dalam format apa pun yang menurut Anda paling baik. Untuk dokumentasi kedua, Anda perlu memikirkan kebutuhan pengguna.

Ikuti standar perusahaan. Berita baiknya, Anda tidak perlu memulai dari nol. Kebanyakan perusahaan memunyai dokumentasi dari proyek-proyek terdahulu yang dapat Anda gunakan sebagai contoh.

“Dokumentasi yang tepat itu penting untuk mendukung fungsi manajemen proyek. Karena setiap proyek itu unik, tidak ada tingkat detail spesifik yang cocok untuk semua proyek.”

Diadaptasi dari buku: Project Management, penulis: Gary R. Heerkens, bagian (21/24)e4

    Cetak       Email

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

You might also like...

Tahapan Penyusunan Anggaran Desa

Selengkapnya →