Loading...
Posisi Anda:  Home  >  Artikel  >  Artikel saat ini

Cara Menyusun Sistem Keuangan Secara Mandiri (1/2)

Oleh   /   Rabu 15 Mei 2013  /   Tidak ada komentar

Sebelum tahapan penyusunan sistem keuangan secara mandiri dimulai, organisasi harus membentuk Tim Kerja yang paling tidak, akan beranggotakan staf bagian keuangan, staf bagian administrasi (dan HRD/personalia jika ada) serta stat bagian program.

keuanganLSM

Cara Menyusun Sistem Keuangan Secara Mandiri (1/2)

Sistem merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat sesuai dengan pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan yang berulang-ulang di dalam suatu organisasi. Sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu atau lebih departemen yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang.

Penyusunan sistem dimaksudkan untuk menciptakan pengendalian internal yang kuat yaitu :

  • Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secar tegas.
  • Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
  • Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
  • Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Sebelum tahapan penyusunan sistem keuangan secara mandiri dimulai, organisasi harus membentuk Tim Kerja yang paling tidak, akan beranggotakan staf bagian keuangan, staf bagian administrasi (dan HRD/personalia jika ada) serta stat bagian program.

Dalam melakukan penyusunan sistem terdapat 4 tahapan kerja yang harus dilalui, yaitu :

  1. Tahap Persiapan
  2. Tahap Analisa Sistem
  3. Tahap Rancang Kerangka Sistem
  4. Tahap Penyusunan Detil Sistem

TAHAP PERSIAPAN merupakan tahapan yang dilakukan dalam rangka persiapan untuk penyusunan sistem. Hal ini diawali dengan permintaan data kepada seluruh pihak yang bersangkutan hingga penjadwalan wawancara, terutama dengan staf yang terlibat dalam alur sistem yang akan disusun. Tahap persiapan ini dilakukan agar Tim Kerja lebih memahami keadaan yang terjadi sekarang secara lebih mendalam.

Langkah kerja pada tahapan ini adalah sebagai berikut:

  1. Melakukan review pendahuluan dan mengumpulkan data/dokumen tentang organisasi antara lain adalah sebagai berikut : a) Informasi umum mengenai organisasi, b) Struktur Organisasi yang masih berlaku/terbaru, c) Laporan/out put kegiatan dari tiap-tiap departemen/divisi di dalam organisasi, d) Kebijakan atau sistem yang terdahulu atau yang masih digunakan hingga sekarang, e) Job Description (uraian tugas) dari seluruh karyawan dalam organisasi, f) Visi, misi tujuan organisasi, g) Dokumen pendukung : semua formulir yang terselenggara dalam kegiatan organisasi dan dokumen lainnya yang mendukung dalam penyusunan sistem.
  2. Menyusun jadwal wawancara dengan staf atau pihak yang terlibat dalam sistem yang akan disusun, dan menyepakati jadwal tersebut.

TAHAP ANALISA SISTEM merupakan tahapan yang akan dilakukan dalam menganalisa sistem organisasi yang sudah ada sebelumnya dan sedang berlangsung. Hal ini diawali dengan melakukan wawancara terhadap staf yang terlibat dalam sistem yang akan disusun hingga penyusunan laporan analisis sistem. Tahap analisis sistem ini dilakukan agar Tim Kerja dan para pihak dapat mengetahui kelebihan dan kekurangan sistem yang sudah ada dan sedang berlangsung saat ini, dan dapat mengetahui pula sistem atau prosedur apa yang harus dikembangkan untuk mengakomodir kekurangan yang ada.

Langkah kerja pada tahapan ini adalah sebagai berikut:

  1. Melakukan wawancara sesuai jadwal yang telah disepakati dengan staf yang terkait dengan menggunakan alat bantu daftar pertanyaan dan pita rekaman/kaset.
  2. Mendokumentasi hasil wawancara dalam bentuk matrikulasi dan narasi wawancara.
  3. Memetakan sistem dan prosedur sesuai kondisi yang ada dalam bentuk matrikulasi sistem dan prosedur  analisis.
  4. Menyusun sistem dan prosedur sesuai dengan matrikulasi sistem dan prosedur analisis dalam bentuk flowchart.
  5. Membuat analisis kelebihan dan kelemahan sistem dan prosedur yang berlaku saat ini dalam organisasi klien.
  6. Menyusun laporan hasil analisis sistem dengan susunan sebagai berikut : (BAB I  PENDAHULUAN, BAB II GAMBARAN UMUM ORGANISASI (Visi, Misi, Tujuan Organisasi; Struktur Organisasi; Uraian Tugas Personil), BAB III GAMBARAN SISTEM DAN PROSEDUR YANG BERLAKU dan BAB IV  ANALISIS DAN REKOMENDASI)
  7. Melakukan pembahasan laporan analisis dan rekomendasi sistem dengan seluruh staf organisasi.
  8. Merevisi laporan analisis berdasarkan hasil pembahasan tersebut.

Contoh manual Sistem Keuangan organisasi nirlaba dapat diunduh pada halaman download topik Sistem Akuntansi dan Keuangan di sini.

    Cetak       Email

Tinggalkan Balasan

Alamat surel Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

You might also like...

amnesti-pajak-sarana-menuju-kemandirian-bangsa

Amnesti Pajak: Sarana Menuju Kemandirian Bangsa

Selengkapnya →