Loading...
Posisi Anda:  Home  >  Artikel  >  Audit  >  Artikel saat ini

Cara Penggunaan Tools Audit Sosial Multi-Stakeholder

Oleh   /   Senin 28 September 2015  /   Tidak ada komentar

Pada saat persiapan audit sosial, pada umumnya ada saat kritis menjelang pelaksanaan audit sosial, dimana jika itu terjadi dapat menggagalkan pelaksanaan audit sosial.

Cara Penggunaan Tools Audit Sosial Multi-Stakeholder

Cara Penggunaan Tools Audit Sosial Multi-Stakeholder

Audit Sosial Multi-Stakeholder (ASMS) merupakan metode penilaian untuk program-program bantuan sosial pemerintah yang dilakukan dengan basis forum multi-stakeholder. Bab ini akan membahas mengenai bagaimana menggunakan tools ASMS untuk memfasilitasi assessment terhadap implementasi program-program bantuan sosial pemerintah.

Terdapat dua bagian dalam bab ini, yaitu Bagian Fasilitasi dan Bagian Analisis Data. Pada bagian Fasilitasi akan dijelaskan bagaimana cara menggunakan tools ASMS ini untuk memfasilitasi forum untuk melakukan penilaian (audit) atas program bantuan sosial pemerintah. Proses fasilitasi ini akan menghasilkan data yang berupa skor Audit Sosial dan Daftar Fakta dari peserta; sedangkan pada Bagian Analisa Data dijelaskan bagaimana Skor Audit Sosial dan Daftar Fakta tersebut diolah sedemikian rupa sehingga dapat disajikan hasil akhir ASMS.

BAGIAN 1: BAGIAN FASILITASI FORUM

Fasilitasi forum terdiri dari kegiatan-kegiatan mulai dari tahap persiapan, memulai forum, kontekstualisasi, penjelasan tata-cara diskusi, eksplorasi data, tahap pemberian skor, dan tahap pengambilan kesimpulan. Rangkaian tahapan dalam fasilitasi forum dapat dilihat seperti:

  1. Tahap Persiapan

Dalam tahap persiapan ini umumnya dibentuk panitia untuk persiapan audit sosial. Panitia tersebut kemudian menjadi penanggung jawab dari audit sosial. Dalam hal ini persiapan yang harus dilakukan adalah:

  1. Penyiapan Tim Pelaksana

Penyiapan tim pelaksana dilakukan untuk menyiapkan pelaksanaan audit sosial, tim yang disiapkan dibagi sesuai tugas yang disepakati sebagai fasilitator, co-fasilitator, notulensi, pendokumentasian, penyambutan, pendaftaran peserta, pengatur akomodasi dan administrasi.

Selain menyiapkan tim pelaksana yang tidak kalah penting adalah menyiapkan fasilitator.

Audit sosial akan difasilitasi oleh seorang fasilitator dibantu seorang co-fasilitator. Dalam hal ini fasilitator berperan memandu atau memfasilitasi proses diskusi sampai menghasilkan kesepakatan/konsensus, sedangkan co-fasilitator berperan dalam mendokumentasikan proses skoring, mencatat fakta-fakta yang diberikan peserta.

Menjadi fasilitator dalam sebuah forum memang tidak lepas dari skill dan beberapa sering pernah memfasilitasi diskusi dalam sebuah forum, oleh karenanya pengalaman dan jam terbang fasilitator sangat mempengaruhi hasil dalam sebuah diskusi, selain hal tersebut diatas juga faktor mental dan penguasaan materi seorang fasilitator. Oleh karenanya menjadi fasilitator dan co-fasilitator FGD audit sosial ini setidaknya ada prasyarat yang harus dipenuhi oleh seorang fasilitator dan co-fasilitator agar mampu menguasai forum dan mengatur pendapat atau usulan dari peserta. Prasyarat tersebut antara lain:

  1. Memahami mekanisme program bantuan sosial pemerintah.
  2. Memahami mekanisme penganggaran, dan
  3. Memahami peran partisipasi masyarakat.

Prasyarat tersebut bukan menjadi hal mutlak yang harus dikuasai oleh fasilitator dan co-fasilitator, namun setidaknya dapat membantu fasilitator dan co-fasilitator mengendalikan forum jika terjadi hal-hal diluar kendali atau yang tidak direncanakan sebelumnya.

  1. Penyiapan Alat

Alat-alat pendukung yang biasanya diperlukan untuk kegiatan audit sosial terdiri dari:

  1. Display informasi mengenai program bantuan sosial meliputi:
  • Informasi umum mengenai program (tujuan, kelompok sasaran, kementerian/lembaga pemerintah yang bertanggungjawab, penyedia layanan yang dilibatkan prosedur pokok dan ringkas) (wajib);
  • Gambar Alur pemberian bantuan (aliran uang dan barang/jasa) dari mulai pemerintah pusat hingga kelompok sasaran (optional).
  1. Display informasi mengenai metode ASMS, meliputi:
  • Display Matriks Penilaian (wajib);
  • Display Definisi dalam Rantai Nilai (Transfer, Distribusi, Pelaporan dan Mekanisme Komplain).
  • Display Alur Fasilitasi (optional).
  1. Alat-alat fasilitasi forum: kertas plano, kertas metaplan, spidol, white board.
  2. Ruang pertemuan dengan dinding yang cukup untuk menempel kertas-kertas metaplan dan kertas plano dalam jumlah yang banyak; serta tempat duduk peserta yang diatur sedemikian rupa sehingga semua peserta saling berhadapan (model U atau melingkar).
  3. Laptop dan LCD.

Alat sebagai pendukung kegiatan tersebut harus disiapkan sebaik mungkin karena kelengkapan alat-alat tersebut seringkali menentukan keberhasilan fasilitasi.

  1. Penyiapan Peserta

Satu hal yang perlu diperhatikan mengenai peserta adalah perlu dipastikan bahwa komposisi peserta berasal tiga stakeholder yang berbeda, karena keberadaan multi-stakeholder wajib dalam pendekatan ASM ini. Inilah yang membedakan audit sosial multistakeholder ini dengan audit sosial konvensional.

Para aktor dalam audit sosial multi-stakeholder (ASMS) adalah pemerintah, penyedia pelayanan dan masyarakat. Diantara para aktor tersebut, terdapat sejumlah aktor utama yaitu para stakeholder yang terlibat langsung atau pengambil kebijakan penting pada program bantuan sosial pemerintah. Peserta-peserta tersebut perlu didentifikasi dan diupayakan untuk dapat hadir di forum.

Panitia perlu memahami peran dari setiap peserta dalam pelaksanaan riil program bantuan sosial. Peserta yang berasal dari pemerintah adalah mereka yang berperan sebagai pembuat kebijakan dan pentransfer dana. Kelompok peserta juga berasal dari penyedia layanan. Kelompok dari penyedia layanan ini merupakan kelompok pelaksana program biasanya unsur kelompok ini terdiri dari berbagai bagian seperti, dinas terkait, BUMN, Badan pemerintah (Bulog), sekolah, perangkat di kecamatan, perangkat di kelurahan.

Kelompok peserta yang lain berasal dari masyarakat penerima manfaat, yang berasal dari berbagai lapisan masyarakat misalnya petani dan penerima beras miskin.

Kriteria penentuan peserta menjadi penting agar forum audit menghasilkan keputusan yang dapat diterima semua pihak. Kriteria peserta adalah:

  • Memahami program bantuan sosial pemerintah: baik memahami sebagai pelaku kebijakan, bagian dari pelaksana program maupun sebagai penerima manfaat yang merasakan dampak program.
  • Dapat mengemukakan pendapat di forum: dalam hal ini tidak perlu jago berbicara, tetapi misalnya cukup mampu menceritakan apa yang dialaminya.
  • Mengetahui permasalahan yang terjadi di masyarakat selama pelaksanaan program;
  • Representasi dari kelompok yang diwakilinya (walaupun tidak perlu orang yang ditunjuk oleh kelompok tersebut).

Penentuan peserta setidaknya harus diatur komposisinya alternatifnya adalah, 1:2:3:1:1 atau 1:2:4:1 dengan komposisi pemerintah, penyedia layanan, penerima manfaat, perwakilan media/LSM, perwakilan akademis/pengamat bantuan sosial.

Komposisi dimaksudkan agar forum bisa berimbang dan dapat menggali informasi yang lebih mendalam. Komposisi peserta tidak sama antar satu dengan lainnya, hal ini bertujuan memberi kelonggaran ke peserta dalam menentukan kebutuhan peserta dengan kondisi yang terjadi di daerah audit sosial.

Komposisinya lalu dilipatgandakan sesuai dengan kebutuhan forum yang berjumlah sekitar 25-30 an peserta setiap forum audit sosial.

Contoh komposisi peserta pada suatu audit sosial untuk program bantuan sosial pemerintah Bantuan Operasional Sekolah (BOS) adalah sebagai berikut:

  1. Manajer BOS Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
  2. Kepala Sekolah Dasar
  3. Kepala Sekolah Menengah Pertama
  4. Bendahara Sekolah
  5. UPTD Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
  6. Inspektorat
  7. Pengawas Sekolah
  8. Dinas/Badan Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan dan Keuangan Daerah
  9. Komite Sekolah
  10. Orangtua Murid
  11. Wartawan media local
  12. LSM lokal
  13. Akademisi
  1. Titik Kritis Persiapan

Pada saat persiapan audit sosial, pada umumnya ada saat kritis menjelang pelaksanaan audit sosial, dimana jika itu terjadi dapat menggagalkan pelaksanaan audit sosial. Karena itu harus bisa diantisipasi dan dideteksi sejak dini terjadinya risiko tersebut. Beberapa titik kritis antara lain adalah:

  • Peserta yang membatalkan kehadirannya, cara mengantisipasi dengan meminta peserta melakukan konfirmasi kehadiran H-3 pelaksanaan, dan tim panitia juga harus tetap memastikan kehadiran peserta sesuai yang direncanakan.
  • Tempat pelaksanaan. Lokasi pelaksanaan dicari yang representatif, jika harus menginapkan peserta maka bisa mencari lokasi di luar kota, agar peserta bisa fokus. Jika harus lokasinya di dalam kota, maka panitia bisa memastikan jika peserta tidak pulang dan dapat mengikuti secara penuh.
  • Tim pelaksana. Koordinator panitia pelaksana tetap mampu mengendalikan peran panitia lain untuk tetap ikut terlibat sesuai pembagian peran dan tugas yang disepakati.
  • Peralatan pendukung. Kelengkapan alat pendukung harus dipastikan sesuai dengan yang direncanakan, maka daftar peserta, kelengkapan peserta sampai materi dalam bentuk presentasi power point.
  • Undangan peserta. Panitia harus memastikan bahwa undangan telah disampaikan sesuai dengan target peserta. Setelah undangan diterima peserta maka panitia melakukan jemput bola untuk mengonfirmasi kehadiran peserta, jika ada peserta yang berhalangan maka panitia sesegera mungkin mencari pengganti agar kuota peserta tetap penuh.

Disarikan dari buku: Manual Audit Sosial Multi Stakeholder, Penulis: Ilham Cendekia Srimarga, Muchammad Fahazza, Widi Heriyanto, Hal: 47-55.

    Cetak       Email
  • Publish: 3 tahun ago on Senin 28 September 2015
  • By:
  • Last Modified: Desember 17, 2015 @ 9:18 am
  • Filed Under: Audit
  • Tagged With:

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

You might also like...

keuanganLSM

Sistem Monitoring Program Bantuan Sosial Pemerintah

Selengkapnya →