Loading...
Posisi Anda:  Home  >  Artikel  >  Artikel saat ini

Contoh & Tips Menyusun SOP

Oleh   /   Jumat 5 Desember 2014  /   1 Komentar

Pengaplikasian SOP benar-benar sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan guna lebih meningkatkan efisiensi serta efektivitas operasional perusahaannya. Bagi perusahaan skala besar, umumnya sudah banyak yang mengaplikasikan SOP dalam operasional perusahaannya.

keuanganLSM

Contoh & Tips Menyusun SOP

Pengaplikasian SOP benar-benar sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan guna lebih meningkatkan efisiensi serta efektivitas operasional perusahaannya. Bagi perusahaan skala besar, umumnya sudah banyak yang mengaplikasikan SOP dalam operasional perusahaannya. Hal ini dapat dimengerti karena pada perusahaan skala besar, biaya-biaya yang dibutuhkan untuk hal tersebut sudah dianggarkan secara khusus dan bukan merupakan masalah bagi mereka. Namun, bagi perusahaan-perusahaan ataupun organisasi dengan skala menengah, apalagi skala kecil, biasanya merasa keberatan dalam hal biaya. Dengan demikian, urutan prioritasnya diletakkan pada nomor urut terakhir. Padahal, banyak yang sudah menyadari pentingnya penerapan SOP dalam suatu perusahaan. Namun, karena terbatasnya anggaran, keinginan mengaplikasikan SOP menjadi tertunda.

Mengingat situasi dan kondisi perusahaan skala kecil ataupun skala menengah sebagaimana tersebut di atas, perlulah kiranya ada solusi. Solusi ini diharapkan dapat memberikan pencerahan bagi para pengelola perusahaan ataupun para pemilik perusahaan, terutama bagi perusahaan dengan skala kecil dan menengah. Lebih jauh lagi yang dimaksud dengan solusi, pada dasarnya adalah berusaha menyusun sendiri dokumen SOP untuk perusahaan kita sendiri. Dengan berusaha menyusun SOP sendiri, berarti relatif tanpa biaya sehingga bisa dibilang murah. Berupaya menyusun SOP sendiri, sesungguhnya sangatlah mudah. Mengapa? Hal ini tentu saja karena buku panduan praktisnya sudah berada di tangan Anda, yaitu buku Panduan Praktis Menyusun SOP.

Berikut ini akan dipaparkan beberapa contoh dokumen SOP, agar para pembaca dapat sejauh mungkin memahami logikanya. Berikutnya lagi, sebagai upaya untuk lebih memanjakan kepuasan para pembaca dalam menyusun dokumen SOP, akan diberikan pula beberapa tips mudah menyusun dokumen SOP. Semua tips yang disampaikan di sini adalah tips-tips yang bersumber dari pengalaman penulis pada saat beberapa kali menerima amanah dalam memimpin perusahaan produsen barang dan lembaga pendidikan. Penyusunan SOP pada dasarnya mirip dengan penyusunan ISO. Namun, SOP jauh lebih sederhana dan lebih aplikatif, baik dalam hal penyusunannya maupun dalam aplikasinya di lapangan.

Contoh-Contoh Dokumen SOP

Sebagai upaya agar para pembaca semakin memahami dan semakin menguasai teknik penyusunan SOP, diperlukan adanya contoh-contoh praktis dokumen SOP. Contoh dokumen SOP ini memungkinkan para pembaca untuk langsung digunakan atau diaplikasikan dalam praktik menyusun SOP. Dalam hal ini yang dimaksud contoh dokumen adalah prosedur yang terdiri atas beberapa langkah di dalamnya. Pada beberapa prosedur tertentu disertai pula dengan formulir-formulir spesifik sebagai pendukungnya.

Contoh-contoh prosedur akan disajikan dimulai dari prosedur yang kompleksitas pelaksanaannya paling sederhana, serta paling sering dipergunakan sehari-hari dalam operasional suatu perusahaan ataupun organisasi pada umumnya. Selanjutnya, akan disajikan pula prosedur-prosedur yang kompleksitas pelaksanaannya lebih rumit karena melibatkan lebih dari satu departemen.

Lebih jauh lagi, semua prosedur pada dasarnya bisa ditampilkan dalam bentuk naratif (tulisan), dan bisa pula dalam bentuk flow chart. Namun, tidak semua prosedur perlu ditampilkan dalam kedua bentuk tersebut. Bentuk prosedur yang sederhana, tak perlu diekspresikan ke dalam kedua bentuk tersebut, tetapi cukup dalam bentuk naratif saja. Sebaliknya, prosedur-prosedur dengan kompleksitas yang lebih rumit, tentunya perlu ditampilkan ke dalam bentuk naratif serta dalam bentuk flow chart sekaligus. Pada umumnya, bentuk flow chart lebih sering dipergunakan sebagai tuntunan bagi para pelaksana di lapangan, terutama karena lebih mudah dipelajari dan dibaca ulang apabila mengalami kelupaan. Contoh-contoh prosedur termaksud dapat dilihat pada halaman berikut, dimulai dengan prosedur yang paling sederhana, yaitu Prosedur Penerimaan Tamu Petugas Pos Penjagaan. Asumsi yang digunakan adalah bahwa prosedur ini merupakan bagian dari Sistem Humas & Pemasaran dari PT Admiral.

10-29-2014 10-34-03 AM

Pembahasan

Prosedur di atas adalah prosedur sederhana yang mudah penerapannya. Perusahaan atau organisasi apapun, pada dasarnya perlu mengaplikasikan prosedur ini, mengingat bahwa prosedur inilah yang sebenarnya merupakan salah satu ujung tombak dalam menghadapi pelanggan dari perusahaan ataupun organisasi yang mengaplikasikannya. Di sini dapat dilihat bahwa petugas pelaksana adalah petugas pos penjagaan. Tugas utamanya adalah menyambut kedatangan tamu, pada saat tamu datang berkunjung ke perusahaan kita. Untuk itu, tata cara penyambutannya harus diusahakan sedemikian rupa sehingga para tamu merasa terpuaskan pada saat disambut pertama kali datang ke perusahaan kita. Dari hal sepele ini saja, akan melahirkan imej positif dari para tamu terhadap penyambutan tamu di perusahaan kita.

Seiring dengan hal tersebut di atas, kita tentu berharap lebih jauh lagi, yaitu agar para tamu ataupun pelanggan yang pernah datang di perusahaan kita, akan menjadi “corong” promosi gratis kepada para relasi serta handai taulan mereka, bahwa PT Admiral selalu memberikan sambutan serta pelayanan yang memuaskan kepada semua pelanggan ataupun para tamu yang datang.

Dalam hal aplikasi prosedur di atas, andaikata petugas pos penjagaan hanya satu orang saja dan bertugas secara terus-menerus, dengan satu kali pelatihan saja, tentu sudah cukup untuk membuat petugas tunggal tersebut bisa menguasai tata cara penyambutan tamu yang baik dan benar. Namun masalahnya, petugas di pos penjagaan pastinya tidak hanya satu, tetapi lebih dari satu orang, dan mereka bertugas secara shift. Itulah sebabnya diperlukan adanya ‘aturan baku’ atau biasa disebut sebagai prosedur kerja standar, yang bisa digunakan sebagai panduan kerja, sedemikian rupa sehingga siapa pun yang akan berperan sebagai petugas pos penjagaan, akan mampu memberikan layanan yang sama serta standar terhadap siapa pun tamu yang datang berkunjung.

Pengertian prosedur kerja standar inilah yang kemudian dikenal dengan Standard Operational Procedure (SOP). Contoh prosedur berikutnya juga tergolong prosedur yang sederhana dan relatif mudah penerapannya, yaitu prosedur Penerimaan Telepon. Prosedur ini juga merupakan “ujung tombak” bagi suatu perusahaan karena bersinggungan langsung dengan para pelanggan. Pengaplikasian prosedur ini, paling tidak tentu akan berpengaruh besar terhadap bonafiditas perusahaan.

Disarikan dari buku: Panduan Praktis Menyusun SOP, Penulis: Ir. M. Budihardjo, Hal: 55-60.

    Cetak       Email

1 Comment

  1. Terima kasih gan. Infonya sangat membantu dalam organisasi okeorder yang melakukan kegiatan penjualan template premium dengan harga terjangkau.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

You might also like...

Pemkab Batang Dorong Pelaku UMKM agar Manfaatkan Teknologi

Selengkapnya →