Loading...
Posisi Anda:  Home  >  Artikel  >  Artikel saat ini

Langkah-Langkah untuk Mendapat Hubungan yang Efektif dengan Lembaga Donor

Oleh   /   Selasa 2 April 2013  /   Tidak ada komentar

Ada beberapa langkah yang perlu dilakukan untuk mendapatkan hubungan yang efektif dengan lembaga donor. Diantaranya: mengirim surat ucapan terimakasih, mengirim laporan keuangan dengan tepat dan konsisten, memberi cerita tentang perubahan berarti, memuat iklan penghargaan.

keuanganLSM

Langkah-Langkah untuk Mendapat Hubungan yang Efektif dengan Lembaga Donor

Langkah-langkah penting yang harus dilakukan untuk mendapat hubungan yang efektif dengan lembaga donor:

  • Mengirim surat berisi ucapan terima kasih segera setelah proposal anda disetujui.

Sebaiknya, orang-orang penting dalam organisasi anda yang menandatangani surat terima kasih tersebut, bisa CEO (pimpinan eksekutif), direktur, ketua organisasi, dan lain-lain. Jika dana yang diberikan tertuju untuk bidang tertentu, penting juga bagi kepala departemen terkait, peneliti maupun pekerja yang bersangkutan untuk menulis surat terima kasih. Siapa pun itu, pastikanlah surat tersebut ditulis dengan baik.

  • Mengirim laporan kepada lembaga donor dengan tepat dan konsisten yang berguna demi mendapatkan bantuan dana dari mereka.

Sekedar membuat jadwal untuk membuat laporan saja tidaklah cukup; anda juga perlu seseorang yang akan menulis laporan itu. Jika anda tidak punya waktu untuk menulisnya sendiri, delegasikanlah tugas ini kepada staf lain. Jika organisasi anda kurang mampu (dalam hal waktu, tenaga kerja, maupun keterampilan/keahlian) untuk menulis laporan dan berkomunikasi dengan baik, diskusikanlah hal ini dengan lembaga donor. Jika lembaga donor dapat diyakinkan bahwa proyek organisasi anda memang penting dilakukan, mereka mungkin akan mengijinkan amda untuk menganggarkan dana guna kepentingan pelaporan.

Kadang-kadang lembaga donor bahkan bersedia untuk berkontribusi dalam kegiatan-kegiatan peningkatan kapasitas, seperti lokakarya tentang pembukuan keuangan dan penguatan organisasi.

  • Memberi cerita tentang ‘perubahan berarti’ kepada lembaga donor sehubungan dengan proyek yang mereka danai.

Catatlah semua hal. Lembaga donor ingin menerima cerita nyata yang bermakna terutama jika mereka akan memberi dana lagi.

  • Membuat iklan penghargaan dan profil lembaga donor dalam publikasi terbatas organisasi anda atau situs web untuk menghargai lembaga donor (periksa terlebih dahulu apakah mereka suka jika hal ini dilakukan).

Hal ini mencerminkan penghargaan kepada lembaga donor dalam bentuk cetakan/tulisan, cara ini juga akan memberikan kemungkinan bagi organisasi anda untuk mendapat bantuan jika ada pihak lain atau lembaga lain yang membacanya.

  • Mengundang lembaga donor untuk menghadiri konferensi dan seminar atau mengunjungi proyek anda di lapangan.

Sangat disarankan untuk mengundang mereka jauh-jauh hari sebelum acara tersebut dilaksanakan.

  • Menghargai lembaga donor dengan cara yang sepantasnya dengan menjaga nama mereka maupun menjaga anonimitas bila perlu.
  • Memasukkan lembaga donor ke dalam daftar alamat orang-orang yang anda kirimi majalah atau newsletter.
  • Memasang plakat dan daftar di tempat-tempat penting untuk menunjukan penghargaan kepada lembaga donor.

Mempublikasikan nama lembaga donor dalam laporan tahunan juga merupakan suatu langkah efektif. Namun demikian, jangan lupa untuk minta izin lembaga donor sebelumnya, dan pastikanlah nama mereka tercetak dengan benar dalam cara yang mereka inginkan!

  • Mengatur kunjungan pribadi.

Lembaga donor sangat menghargai tindakan ini, terutama jika kantor mereka sangat jauh dari tempat anda. Undanglah lembaga donor untuk suatu kunjungan sosial, sebaiknya undanglah mereka pada hari jumat atau Minggu sehingga mereka bisa mengatur jadwal akhir pekan mereka.

Catatan Pinggir

Sebuah universitas di Amerika baru mengetahui bahwa donatur terbesarnya adalah seseorang yang sangat menyukai permen Jellybean. Lalu universitas tersebut mengirim satu wadah besar penuh permen Jellybean, yang warnanya sama dengan warna unversitas tersebut. Donatur tersebut merasa sangat tersentuh, dan imbalan bagi investasi permen Jellybean seharga 30 dolar setahun itu adalah jutaan dolar.

Disarikan dari buku: Buklet Hubungan dengan Lembaga Dana dan Penerimaan Dana (Buklet 4 dari 11 Seri Pengerahan Sumber Daya), Penulis: Nina Doyle, Halaman: 10-11.

    Cetak       Email

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

You might also like...

keuanganLSM

Membuat SDM Dihargai

Selengkapnya →