Loading...
Posisi Anda:  Home  >  Artikel  >  Artikel saat ini

Penetapan Dokumen SOP Definitif

Oleh   /   Senin 1 Desember 2014  /   Tidak ada komentar

Setelah uji lapangan draft final SOP, dimungkinkan untuk dapat menganalisis, dan pada akhirnya menyimpulkan, apakah draft dokumen SOP yang disusun sudah layak untuk diaplikasikan sesuai dengan harapan ataukah belum?

Penetapan Dokumen SOP Definitif

Penetapan Dokumen SOP Definitif

Setelah uji lapangan draft final SOP, dimungkinkan untuk dapat menganalisis, dan pada akhirnya menyimpulkan, apakah draft dokumen SOP yang disusun sudah layak untuk diaplikasikan sesuai dengan harapan ataukah belum? Dalam hal ini, tolok ukur evaluasi atas draft final yang diuji adalah menggunakan “Laporan Permasalahan” dan “Penilaian Dokumen SOP”.

“Laporan Permasalahan” yang dibuat oleh Kepala Bagian, kemudian didiskusikan pada Rapat Evaluasi Bagian. Diskusi akan menghasilkan usulan-usulan perbaikan yang diajukan oleh para karyawan itu sendiri, yang mana merupakan upaya melibatkan para karyawan serta memberi kesempatan kepada mereka untuk berpartisipasi aktif dalam penyusunan prosedur. Secara psikologis hal ini sangat penting, terutama karena para karyawan justru akan merasa sangat dihargai. Hasil dari Rapat Evaluasi Bagian ini kemudian dibawa ke dalam Rapat Evaluasi Departemen untuk digodog Iebih lanjut.

Dalam Rapat Evaluasi Departemen akan didiskusikan tentang permasalahan yang terjadi di lapangan, baik sebelum maupun sesudah diaplikasikannya draft final SOP. Rapat ini melibatkan seluruh Kepala Bagian dan dipimpin oleh Manajer ataupun pejabat departemen yang ditunjuk. Bahan diskusi pada dasarnya adalah Laporan Permasalahan yang dibuat oleh para Kepala Bagian, terkait penerapan draft final SOP pada unit kerja masing-masing.

Selanjutnya, berdasarkan hasil diskusi dan evaluasi tingkat departemen pada Rapat Evaluasi Departemen, pada rapat tersebut para Kepala Bagian diminta untuk memberikan penilaian atas draft final SOP yang sedang diuji. Rapat Evaluasi Bagian ataupun Rapat Evaluasi Departemen dilaksanakan terus-menerus setiap minggu, selama satu bulan hingga tiga bulan, seiring dengan pelaksanaan uji lapangan draft final SOP.

Untuk sampai kepada kesimpulan bahwa draft final SOP layak ditetapkan sebagai Dokumen SOP definitif, penilaian rutin yang dilakukan dalam Rapat Evaluasi Departemen setiap minggunya harus bisa mencapai Total Nilai minimal 17 (tujuh belas) selama tiga minggu berturut-turut. Apabila kriteria total nilai tersebut telah terpenuhi untuk seluruh departemen yang ada, data-data pencapaian bisa dibawa untuk ditetapkan sebagai Dokumen SOP definitif dalam Rapat Evaluasi Direktorat.

Pengesahan Dokumen SOP

Langkah terakhir dalam penyusunan dokumen SOP adalah pengesahan dokumen SOP yang telah menjalani uji lapangan. Apabila telah dianggap memenuhi persyaratan, draft final dokumen SOP tersebut dapat ditetapkan sebagai dokumen definitif. Proses selanjutnya adalah proses pengesahan dokumen, yaitu proses penandatanganan oleh para pejabat perusahaan ataupun lembaga, yang terkait langsung dengan proses produksi ataupun proses operasionalnya.

Pelaksanaan penandatanganan dokumen ini bisa dilakukan secara manual, yaitu dengan cara menghadap langsung kepada para pejabat yang bersangkutan satu per satu. Namun, bisa pula dilakukan dengan suatu upacara penandatanganan yang diadakan khusus untuk kepentingan tersebut.

Disarikan dari buku: Panduan Praktis Menyusun SOP, Penulis: Ir. M. Budihardjo, Hal: 52-53.

    Cetak       Email

Tinggalkan Balasan

Alamat surel Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

You might also like...

Desa dan Pemerintahan Desa

Selengkapnya →