Loading...
Posisi Anda:  Home  >  Artikel  >  Artikel saat ini

Penetapan Prosedur dalam tiap Sistem Organisasi

Oleh   /   Senin 8 September 2014  /   2 Komentar

Pimpinan perusahaan sebagai pihak yang menghendaki penerapan atau pengaplikasian SOP dalam jajaran operasional perusahaannya harus menetapkan terlebih dahulu kriteria atau batasan apa sajakah yang hendak dipergunakannya dalam menyusun prosedur.

KeuanganLSM

Penetapan Prosedur dalam tiap Sistem Organisasi

Pada suatu sistem dalam organisasi, kedudukan prosedur yang satu dan prosedur lainnya bisa saling terkait dan saling berurutan satu sama lain. Akan tetapi, ada juga prosedur yang tidak saling terkait dan tidak berurutan satu sama lainnya. Untuk itulah, pimpinan perusahaan sebagai pihak yang menghendaki penerapan atau pengaplikasian SOP dalam jajaran operasional perusahaannya harus menetapkan terlebih dahulu kriteria atau batasan apa sajakah yang hendak dipergunakannya dalam menyusun prosedur.

Sebagai contoh, dapat disebutkan bahwa dalam Sistem Produksi, beberapa prosedur yang ada memang saling terkait dan saling berurutan satu dengan lainnya. Artinya, setelah selesainya pelaksanaan Posedur Perencanaan Produksi, akan dilanjutkan dengan Prosedur Permintaan Bahan Baku. Setelah itu, dilanjutkan dengan Prosedur Pelaksanaan Proses Produksi.

Berlanjut lagi dengan Prosedur Kendali Mutu, kemudian diakhiri dengan Prosedur Penyerahan Barang Jadi. Walaupun prosedur-prosedur tadi pada dasarnya harus dilaksanakan secara berurutan, ada kasus-kasus tertentu, prosedur-prosedur yang tersebut blsa tetap dilaksanakan secara terpisah. Misalnya, Prosedur Pelaksanaan Proses Produksi dapat dilaksanakan tanpa didahului oleh pelaksanaan Prosedur Permintaan Bahan Baku. Hal ini memang dimungkinkan karena di Departemen Produksi kebetulan masih memiliki stock bahan baku tersisa dari proses produksi terdahulu.

Contoh lain tentang prosedur-prosedur yang tidak saling terkait dan tidak harus berurutan dalam aplikasinya ada dalam Sistem Pemasaran pada Departemen Pemasaran. Sebagai gambaran, bahwa setelan dilaksanakannya Prosedur Promosi pada sistem pemasaran, tidak harus melaksanakan Prosedur Mengikuti Pameran. Hal ini mengingat bahwa jadwal penyelenggaraan pameran memang tergantung dari jadwal pihak ke-3.

Demikian pula Prosedur Pelayanan Pelanggan tidak harus atau belum tentu akan dilanjutkan dengan Prosedur Negosiasi. Senada dengan hal tersebut, Prosedur Pengiriman Barang Ekspor dan Prosedur Pengiriman Barang Domestik adalah prosedur-prosedur yang tidak saling berhubungan satu dan lainnya. Keduanya memang berjalan atau diaplikasikan secara terpisah dan memang berhubungan dengan pelanggan yang berbeda, yaitu pelanggan ekspor dan pelanggan domestik. Mengingat hal-hal tersebut di atas, dalam upaya penetapan prosedur yang menjadi bagian dari suatu sistem pada suatu perusahaan, perlu diperhatikan tentang fungsi-fungsi yang diemban oleh Departemen yang mengaplikasikan sistem tersebut.

Fungsi-fungsi inilah yang kemudian “diterjemahkan” menjadi prosedur-prosedur, dimana masing-masing prosedur akan terdiri atas beberapa langkah. Dengan kata lain, dapat disebutkan bahwa prosedur adalah gambaran dari pelaksanaan fungsi-fungsi yang dijalankan guna mengatur suatu proses kerja tertentu dalam suatu unit kerja tertentu. Itulah sebabnya, dalam upaya penyusunan SOP, prosedur yang akan digunakan harus ditetapkan terlebih dahulu. Dalam praktiknya, prosedur yang akan digunakan dalam mendukung suatu sistem, ditetapkan terlebih dahulu sesuai fungsi-fungsi yang hendak dijalarkan pada sistem tersebut, sebagai contoh antara lain:

Dalam sistem produksi perlu ditetapkan beberapa prosedur yang akan mendukung terlaksananya fungsi-fungsi yang ada pada departemen produksi, misalnya:

  • Prosedur Perencanaan Produksi;
  • Prosedur Permintaan Bahan Baku;
  • Prosedur Pelaksanaan Proses Produksi;
  • Prosedur Kendali Mutu; dan
  • Prosedur Penyerahan Barang Jadi.

Dalam sistem keuangan perlu ditetapkan beberapa prosedur yang akan mendukung terlaksananya fungsi-fungsi yang ada pada departemen keuangan, misalnya:

  • Prosedur Pengajuan Kas Kecil;
  • Prosedur Pengajuan Kas Besar;
  • Prosedur Pembayaran Pajak;
  • Prosedur Penagihan Piutang; dan
  • Prosedur Pinjaman Bank.

Dalam sistem pemasaran perlu ditetapkan beberapa prosedur yang akan mendukung terlaksananya fungsi-fungsi yang ada pada departemen pemasaran, misalnya:

  • Prosedur Promosi;
  • Prosedur Mengikuti Pameran;
  • Prosedur Pelayanan Pelanggan;
  • Prosedur Negosiasi;
  • Prosedur Menjaga Hubungan Baik Pelanggan;
  • Prosedur Pengiriman Barang Ekspor; dan
  • Prosedur Pengiriman Barang Domestik.

Prosedur-prosedur pada contoh di atas pada dasarnya merupakan prosedur minimal yang perlu ada dalam suatu sistem departemen. Pada perusahaan besar dengan kom-pleksitas operasional yang lebih tinggi, jumlah prosedur yang mengatur opersasional pada sistem tersebut tentu lebih banyak lagi. Dengan kata lain, jumlah dan macamnya prosedur dalam contoh di atas bukanlah harga mati.

Contoh di atas masih bisa dikembangkan ataupun dimodifikasi lebih lanjut, sesuai karakteristik serta kepentingan dari perusahaan yang bersangkutan. Setelah ditetapkannya prosedur-prosedur yang hendak digunakan, sesuai kepentingannya perlu ditetapkan pula, apakah prosedur yang akan dibuat dalam bentuk Naratif ataukah dalam bentuk Flow Chart.

Penjelasan tentang penetapan prosedur tersebut di atas, secara lebih luas akan dibahas lebih lanjut dalam sub-bab selanjutnya, dilengkapi dengan beberapa contoh yang relevan. Kemudian, tahap berikutnya dalam upaya penyusunan SOP adalah penetapan format dokumen.

Disarikan dari buku: Panduan Praktis Menyusun SOP, Penulis: Ir. M. Budiharjo, Hal: 33-36.

 

    Cetak       Email

2 Comments

  1. hilza berkata:

    salam kenal,
    sy dari bagian keuangan Rumah Sakit pemerintah saat ini sedang dalam proses penyusunan SOP keuangan,,saya mau nanya kalau pelatihan tentang penyusunan SOP biasanya ditanyakan kemana,,terus bisa sy minta contoh SOP keuangan khusus untuk rumah sakit..trims

  2. Endra M Yusuf berkata:

    Selamat pagi
    sodara Hilza

    untuk pelatihan, bisa dilihat di agenda berikut:
    http://learn.or.id/pengelolaan-keuangan-organisasi-nirlaba/workshop-penyusunan-sop-keuangan-organisasi-nirlaba/

    dan saya teruskan ke bagian pelatihan yang mengurusi ini, nanti sodara akan mendapatkan emailnya
    semoga informasi ini bermanfaat

    salam,
    admin

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

You might also like...

Pemda Jangan Hanya Andalkan DAU-DAK

Selengkapnya →