Loading...
Posisi Anda:  Home  >  Berita  >  Artikel saat ini

Pentingnya Backup Database Sistem Informasi dan Database Laporan Keuangan

Oleh   /   Rabu 27 Mei 2015  /   Tidak ada komentar

Sebelum menjadi sebuah informasi yang valid dan uptodate, tentunya dibutuhkan data-data yang valid sebelum diolah menjadi sebuah informasi.

keuanganLSM

Pentingnya Backup Database Sistem Informasi dan Database Laporan Keuangan

Sumber: Kompasiana, 14 May 2015.

Sebelum menjadi sebuah informasi yang valid dan uptodate, tentunya dibutuhkan data-data yang valid sebelum diolah menjadi sebuah informasi. Data-data tersebut bersifat majemuk dan biasanya berbeda-beda jenisnya, sehingga membutuhkan alat bantu untuk mengolahnya sehingga data-data tersebut berguna dan menjadi informasi yang valid.

Data-data tersebut biasa disebut database, database inilah yang nantinya akan diolah oleh seorang yang berkompeten. Orang tersebut ada yang menyebutnya TDA (Trade Data Analyst) EDP (Electronic Data Processing), MIS (Managemen Information System), DMS (Database Managemen System) dan lain sebagainya. Tergantung perusahaan atau instansi menyebutnya dan memberi wewenang penuh untuk mengelola dan mengolah database tersebut.

Database harus diisi dengan data-data yang sesuai dengan keperluan masing-masing instansi atau perusahaan. Untuk mengisi database, biasanya ada petugas yang hanya bertugas meng-entry data. Dia hanya bertugas meng-entry data ke dalam program aplikasi yang sudah disediakan manajemen atau instansi. Personil tersebut harus meng-entry data ke dalam program aplikasi dan harus sesuai dengan data yang ada, karena data tersebut menjadi elemen penting dalam sebuah laporan nantinya.

Beberapa contoh database dalam sebuah sistem informasi adalah sebagai berikut:

1. Sistem Informasi Inventory (Gudang)
Databasenya: identitas barang (kode barang, nama barang, jenis barang, suplier, tgl dikirim, tgl expire date, jumlah barang dll).

2. Sistem Informasi Kepegawaian
Databasenya: identitas karyawan (nama karyawan, nik/nip, tempat/tgl lahir, alamat, no_hp/no.telp, status, tahun masuk, jabatan, golongan dll).

3. Database Customer/Pelanggan
Databasenya: Kd_customer, nama_customer, alamat, no_hp, no telp., status rumah/toko, pemilik toko, limit kredit, waktu kunjungan dll.

4. Databese Piutang
Databasenya: Kd_customer, nama_customer, alamat, no_hp, no telp., status rumah/toko, pemilik toko, limit kredit, waktu kunjungan, jumlah piutang, sisa piutang, sisa piutang, overdue piutang dll.

Sebelum melakukan posting untuk sebuah laporan keuangan biasanya akan dicek lagi, apakah data yang dimasukkan sudah sesuai dengan bukti yang dilampirkannya. Karena jika sudah diposting tidak bisa diubah lagi dan jika akan ada perubahan harus melakukan jurnal-jurnal penyesuaian, bongkar-bongkar database, itupun harus melalui persetujuan oleh pihak manajemen.

Maka dari itu ada baiknya sebelum melakukan posting, harus dilakukan backup database terlebih dahulu sehingga nantinya jika terjadi kesalahan baik itu human error (kesalahan operator) atau system error (kesalahan sistem). Kita dapat membuka file backup untuk menganalisa dan memperbaiki data-data yang salah tersebut.

Memang kita sudah dimanjakan dan dimudahkan oleh program aplikasi, tetapi jangan sampai kita tergantung penuh pada program aplikasi saja. Karena yang menjalankan program aplikasi itu adalah seorang operator yaitu manusia, bisa saja kesalahan human error yang dilakukannya karena unsur ketidaksengajaan serta jangan pula langsung menyalahkan seorang operator.

Kesalahan juga terjadi tidak hanya human error, kadang terjadi karena system error dikarenakan banyak hal misal: padam listrik, tegangan listrik yang tidak stabil atau terjadi konsleting listrik yang menimbulkan kerusakan komputer server yang menaungi komputer-komputer operator.

Kesimpulan dari opini saya adalah mari kita backup data, database yang kita kelola dengan sebaik-baiknya. Karena tidak semua program aplikasi mempunyai fitur atau program otomatis untuk melakukan backup data. Bagaimana jika data yang telah kita entry sehari semalam hilang dalam hitungan detik?, padahal data tersebut akan segera kita olah dan gunakan untuk presentasi kepada pihak manajemen. Itulah yang perlu kita renungkan dan waspadai.

Sebaiknya juga pihak manajemen menyediakan sebuah tempat atau fasilitas khusus untuk membackup data-data/database tersebut, yang tempatnya terpisah dengan perangkat lain. Tujuannya apabila terjadi hal-hal yang tidak terjadi misalnya kebakaran yang menghanguskan seluruh komputer, setidaknya kita masih punya backup data yang dapat kita gunakan untuk mengganti data yang musnah.

Yang tidak kalah pentingnya adalah backup data sebaiknya dilakukan secara berkala, misalnya sebelum dan sesudah proses posting, setiap hari, dan atau secara berkala menurut aturan yang berlaku di masing-masing manajemen. Dan juga jangan sampai database tersebut jatuh ke pihak yang tidak bertanggung jawab atau ke kompetitor kita, karena akan menimbulkan permasalahan baru.

Demikian semoga bermanfaat bagi kita semua. Kritik dan saran dari pembaca sangat dibutuhkan agar kita dapat berkarya dan bekerja sebaik-baiknya.

Salam,
Nasirin (NIM : 2014017043)
Program Studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi
Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta

    Cetak       Email

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

You might also like...

UMKM Perlu Serap Digital

Selengkapnya →