Loading...
Posisi Anda:  Home  >  Artikel  >  Artikel saat ini

Penyampaian Hasil Pemeriksaan Internal

Oleh   /   Rabu 16 Desember 2015  /   Tidak ada komentar

Laporan tertulis yang ditandatangani haruslah dikeluarkan setelah pengujian terhadap pemeriksaan (audit examination) selesai dilakukan. Laporan sementara dapat dibuat secara tertulis atau lisan dan diserahkan secara formal atau informal.

Penyampaian Hasil Pemeriksaan Internal

Penyampaian Hasil Pemeriksaan Internal

Pemeriksa internal harus melaporkan hasil pemeriksaan yang dilakukannya.

  1. Laporan tertulis yang ditandatangani haruslah dikeluarkan setelah pengujian terhadap pemeriksaan (audit examination) selesai dilakukan. Laporan sementara dapat dibuat secara tertulis atau lisan dan diserahkan secara formal atau informal.
  • Laporan sementara dapat dipergunakan untuk memberitahukan informasi yang perlu perhatian segera, untuk memberitahukan perubahan lingkup pemeriksaan pada kegiatan yang sedang direview atau agar manajemen mengetahui perkembangan pemeriksaan apabila dilaksanakan untuk waktu yang lama. Penggunaan laporan sementara tidak mengurangi atau menghapuskan keharusan pembuatan laporan akhir.
  • Ringkasan laporan (summary report) mengemukakan tentang berbagai hasil pemeriksaan yang mungkin diperlukan oleh manajemen yang berkedudukan di atas pihak yang diperiksa. Ringkasan laporan dapat dibuat secara terpisah atau tergabung dalam laporan akhir.
  • Istilah “ditandatangani” berarti bahwa nama pemeriksa yang berwenang untuk mengesahkan harus dicantumkan secara manual pada laporan yang berupa tanda tangan atau paraf. Sebagai alternatif, penandatanganan tersebut dapat pula dilakukan pada surat pengantar atau cover letter. Pemeriksa internal yang berwenang untuk mengesahkan laporan haruslah ditunjuk oleh pimpinan audit internal.
  • Apabila laporan pemeriksaan didistribusikan dengan menggunakan peralatan elektronik, versi laporan yang ditandatangani haruslah tetap disimpan dalam arsip bagian audit internal.
  1. Pemeriksa internal harus terlebih dahulu mendiskusikan berbagai kesimpulan dan rekomendasi dengan tingkatan manajemen yang tepat, sebelum mengeluarkan laporan akhir.
  • Diskusi tentang berbagai kesimpulan dan rekomendasi pada umumnya telah diselesaikan pada waktu pelaksanaan pemeriksaan dan atau pada rapat-rapat setelah pemeriksaan selesai dilaksanakan (post audit meeting). Cara lain adalah pelaksanaan review terhadap rancangan laporan pemeriksaan, yang dilakukan oleh manajemen pihak yang diperiksa. Diskusi dan review ini berguna untuk memastikan bahwa tidak terdapat kesalahpahaman atau kesalahan penafsiran tentang fakta, dengan memberikan kesempatan kepada pihak yang diperiksa untuk menjelaskan berbagai hal tertentu, dan mengemukakan pendapatnya terhadap berbagai pemeriksaan, kesimpulan, dan rekomendasi.
  • Walaupun tingkatan para peserta diskusi atau review akan berubah-ubah, tergantung pada pengaturan dan sifat laporan, pada umumnya diskusi atau review akan diikuti oleh individu-individu yang sangat mengetahui perincian pelaksanaan kegiatan (yang diperiksa) dan yang dapat mengesahkan pelaksanaan suatu tindakan korektif.
  1. Suatu laporan haruslah objektif, jelas, singkat, konstruktif dan tepat waktu.

1. Laporan yang objektif adalah laporan yang aktual, tidak berpihak dan terbebas dari distorsi. Berbagai temuan, kesimpulan dan rekomendasi haruslah dilakukan tanpa ada suatu prasangka.

  • Bila telah ditentukan bahwa dalam suatu laporan pemeriksaan akhir terdapat kesalahan atau error, pinjaman audit internal harus mempertimbangkan perlunya pembuatan laporan perubahan yang menyebutkan tentang berbagai informasi yang diperbaiki. Laporan tambahan harus dibagikan kepada seluruh pihak yang telah menerima laporan akhir sebelumnya.
  • Suatu kesalahan atau error didefinisikan sebagai penulisan suatu pernyataan secara salah atau tidak dicantumkannya informasi yang penting dalam laporan pemeriksaan aktif, yang tidak sengaja terjadi.

2. Laporan yang jelas mudah dimengerti dan logis. Kejelasan suatu laporan dapat ditingkatkan dengan cara menghindari penggunaan bahasa teknis yang tidak diperlukan dan pemberian berbagai informasi yang cukup mendukung.

3. Laporan yang diringkas langsung membicarakan pokok permasalahan lahan dan menghindari berbagai perincian yang tidak diperlukan. Laporan tersebut disusun dengan menggunakan kata-kata secara efektif.

4. Laporan yang konstruktif adalah laporan yang berdasarkan isi dan sifatnya akan membantu pihak yang akan diperiksa dan organisasi serta menghasilkan berbagai perbaikan yang dibutuhkan.

5. Laporan yang tepat waktu adalah laporan yang penerbitnya tidak memerlukan penundaan dan mempercepat kemungkinan pelaksanaan berbagai tindakan efektif .

  1. Laporan haruslah mengemukakan tentang maksud, lingkup, dan hasil pelaksanaan pemeriksaan; dan bila dipandang perlu, laporan harus pula berisikan pernyataan tentang pendapat pemeriksa.

1. Walaupun bentuk dan isi laporan pemeriksaan dapat bermacam-macam, tergantung pada pengaturan atau jenis pemeriksaan, laporan tersebut paling tidak harus mengemukakan maksud lingkup dan hasil pemeriksaan.

2. Dalam laporan pemeriksaan dapat pula dicantumkan informasi latar belakang (background information) dan ringkasan laporan. Informasi latar belakang antara lain menjelaskan tentang unit-unit organisasi dan kegiatan yang diperiksa dan memberikan berbagai informasi relevan yang bersifat menjelaskan. Dalam laporan pemeriksaan dapat pula dicantumkan keadaan berbagai temuan, kesimpulan, dan rekomendasi pada pemeriksaan terdahulu. Hal tersebut dapat menunjukkan apakah laporan mencakup pemeriksaan yang direncanakan atau tanggapan terhadap suatu permintaan atau perintah. Apabila dicantumkan, ringkasan laporan haruslah dibuat sesuai dengan isi yang dikemukakan pada laporan pemeriksaan.

3. Pernyataan tentang maksud pemeriksaan haruslah menggambarkan tujuan pemeriksaan dan bila perlu menjelaskan pada pembaca sebab-sebab pelaksanaan pemeriksaan dan hal-hal apa saja yang diinginkan dicapai.

4. Pernyataan tentang lingkup pemeriksaan harus menjelaskan tentang kegiatan yang diperiksa dan mencakup pula berbagai informasi pendukung yang dianggap perlu, seperti periode waktu yang diperiksa. Berbagai kegiatan lain yang berhubungan, tetapi tidak diperiksa, harus pula diidentifikasi, bila dianggap perlu, untuk menjelaskan batas-batas pelaksanaan pemeriksaan. Sifat dan luas pemeriksaan yang dilaksanakan harus pula digambarkan.

5. Hasil pemeriksaan dapat berupa berbagai temuan, kesimpulan, pendapat, dan rekomendasi.

6. Temuan pemeriksaan adalah hal-hal yang berkaitan dengan pernyataan tentang fakta. Berbagai temuan yang diperlukan untuk mendukung atau menghindari kesalahan pengertian tentang kesimpulan dan rekomendasi yang dibuat oleh pemeriksa internal harus dicantumkan dalam laporan pemeriksaan akhir. Berbagai informasi atau temuan yang diperlukan untuk mendukung atau menghindari kesalahan pengertian tentang kesimpulan dan rekomendasi yang dibuat oleh pemeriksa internal harus dicantumkan dalam laporan pemeriksaan akhir. Berbagai informasi atau temuan yang kurang penting dapat diberitahukan secara lisan atau melalui korespondensi informasi.

7. Temuan pemeriksaan dihasilkan dari proses perbandingan antara “apa yang seharusnya terdapat” dan “apa yang ternyata terdapat”. Dari hasil perbandingan tersebut, auditor internal memiliki dasar untuk membuat laporan. Apabila berbagai keadaan yang terdapat ternyata sesuai dengan kriteria, dalam laporan pemeriksaan dapat dibuat pernyataan tentang pengakuan atas hasil pekerjaan yang memuaskan. Temuan-temuan haruslah didasarkan pada berbagai hal berikut ini.

  • Kriteria: yaitu berbagai standar, ukuran, atau harapan yang digunakan dalam melakukan evaluasi dan atau verifikasi (apa yang seharusnya terdapat).
  • Kondisi: yaitu berbagai bukti nyata yang ditemukan oleh pemeriksa dalam pelaksanaan pemeriksaan (apa yang ternyata terdapat).
  • Sebab: yaitu alasan yang dikemukakan atas terjadinya perbedaan antara kondisi yang diharapkan dan kondisi sesungguhnya (mengapa terjadi perbedaan).
  • Akibat: yaitu berbagai risiko atau kerugian yang dihadapi oleh unit organisasi dari pihak yang diperiksa dan atau unit organisasi lain karena terdapatnya kondisi yang tidak sesuai dengan kriteria (dampak dari perbedaan). Dalam menentukan tingkat risiko atau kerugian, pemeriksa internal harus mempertimbangkan pula akibat-akibat yang mungkin ditimbulkan oleh berbagai temuan tersebut terhadap pernyataan keuangan (financial statement) organisasi.
  • Dalam laporan tentang berbagai temuan, dapat pula dicantumkan berbagai rekomendasi, hasil yang telah dicapai oleh pihak yang diperiksa, dan informasi lain bersifat membantu yang tidak dicantumkan di tempat lain.

8. Kesimpulan atau pendapat adalah hasil evaluasi pemeriksaan terhadap dampak berbagai temuan terhadap kegiatan yang diperiksa. Kesimpulan selalu menempatkan berbagai temuan dalam perspektif yang didasarkan pada implikasi temuan tersebut secara keseluruhan. Bila dicantumkan dalam laporan pemeriksaan, kesimpulan dapat mencakup keseluruhan lingkup pemeriksaan atau berbagai aspek khusus. Kesimpulan dapat meliputi, tetapi tidak terbatas pada, apakah tujuan dan sasaran operasi atau program sejalan dengan tujuan dan sasaran organisasi, apakah tujuan dan sasaran organisasi akan dapat dicapai, dan apakah kegiatan yang diperiksa berfungsi sebagaimana diharapkan.

  1. Laporan-laporan dapat mencantumkan berbagai rekomendasi bagi berbagai perkembangan yang mungkin dicapai, pengakuan terhadap kegiatan yang dilaksanakan secara meluas dan tindakan korektif.
  • Rekomendasi didasarkan pada berbagai temuan dan kesimpulan pemeriksaan. Rekomendasi dibuat dengan tujuan untuk meminta tindakan guna perbaikan terhadap keadaan yang ada atau meningkatkan operasi. Dalam rekomendasi dapat disarankan berbagai pendekatan yang diperlukan untuk memperbaiki atau meningkatkan pelaksanaan kegiatan. Saran tersebut akan digunakan sebagai pedoman bagi manajemen dalam mencapai hasil yang dikehendaki. Rekomendasi dapat bersifat khusus atau umum. Sebagai contoh, dalam keadaan tertentu perlu untuk dilakukan rekomendasi tentang suatu tindakan umum dan saran khusus bagi penerapan tindakan tersebut. Dalam keadaan lain, saran bagi pelaksanaan penyelidikan atau penelitian lebih lanjut, sudah tepat.
  • Hasil yang telah dicapai oleh pihak yang diperiksa, dalam arti kemajuan yang dicapai sejak pemeriksaan terakhir atau pelaksanaan suatu operasi yang terawasi dengan baik (well-controlled operations), dapat dicantumkan pada laporan pemeriksaan. Informasi ini perlu dicantumkan untuk menggambarkan keadaan yang ada secara adil dan memberi sudut pandang yang tepat serta menjaga keseimbangan laporan pemeriksaan.
  1. Pandangan dari pihak yang diperiksa tentang berbagai kesimpulan atau rekomendasi dapat pula dicantumkan dalam laporan pemeriksaan.
    Dalam diskusi dengan pihak yang diperiksa, pemeriksa harus berusaha mencapai persetujuan tentang hasil pemeriksaan dan rencana tindakan untuk meningkatkan operasi, sejau diperlukan. Apabila di antara mereka tidak terdapat kesepakatan tentang hasil pemeriksaan, laporan pemeriksaan akan mengemukakan tentang posisi masing-masing pihak dan berbagai alasan yang menyebabkan tidak tercapainya kesepakatan. Komentar tertulis dari pihak yang diperiksa dapat dicantumkan sebagai lampiran laporan pemeriksaan. Sebagai alternatif, pandangan dari pihak yang diperiksa dapat dicantumkan pada pokok laporan, surat pengantar, atau cover letter.
  1. Pimpinan audit internal atau staf yang ditunjuk harus mereview dan menyetujui laporan pemeriksaan akhir, sebelum laporan tersebut dikeluarkan, dan menentukan kepada siapa laporan tersebut akan disampaikan.
  • Pimpinan audit internal atau staf yang ditunjuk harus menyetujui dan menandatangani seluruh laporan akhir yang telah memenuhi syarat. Bila keadaan tertentu menghendaki demikian, persetujuan dan penandatanganan laporan akhir dapat dilakukan oleh pemeriksa yang diserahi tugas, pengawas, atau pemeriksa yang memimpin, sebagai wakil pimpinan audit internal.
  • Laporan pemeriksaan harus dibagikan kepada anggota organisasi yang dapat memastikan bahwa laporan pemeriksaan tersebut akan mendapat tanggapan yang diperlukan. Ini berarti laporan pemeriksaan harus diserahkan pada pihak yang berwenang untuk melaksanakan tindakan korektif atau memastikan bahwa suatu tindakan korektif akan dilaksanakan. Laporan pemeriksaan akhir harus dibagi pula pada manajemen pihak yang diperiksa. Anggota organisasi dalam tingkatan yang lebih tinggi dapat memperoleh ringkasan laporan (summary report). Laporan dapat pula dibagikan kepada pihak yang berkepentingan atau berpengaruh seperti auditor eksternal.
  • Beberapa informasi tidak perlu diungkapkan pada semua pihak penerima laporan sebab informasi tersebut hanya dapat diketahui oleh tingkatan tertentu, merupakan suatu hak milik, atau berhubungan dengan perbuatan yang tidak patut atau ilegal. Informasi tersebut dapat pula dikemukakan dalam laporan terpisah. Apabila kondisi yang dilaporkan menyangkut manajemen senior, laporan harus diberikan pada dewan organisasi.

Disarikan dari buku: Standar Profesional Audit Internal (Penyampaian Hasil Pemeriksaan Internal), Penulis: Hiro Tugiman, Hal: 68-75.

    Cetak       Email

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

You might also like...

keuanganLSM

Kampanye Dengan Uang Haram (2/2)

Selengkapnya →