Loading...
Posisi Anda:  Home  >  Artikel  >  Artikel saat ini

Penyusunan Draft Dokumen SOP

Oleh   /   Selasa 11 November 2014  /   Tidak ada komentar

Dalam penyusunan draft dokumen SOP, perlu diperhatikan apakah SOP yang disusun merupakan dokumen baru karena perusahaan yang memerlukan memang baru didirikan. Ataukah, penyusunan SOP diperuntukan bagi perusahaan yang sudah lama beroperasi, tetapi sejak berdirinya memang belum pernah mengaplikasikan SOP.

keuanganLSM

Penyusunan Draft Dokumen SOP

Dalam penyusunan draft dokumen SOP, perlu diperhatikan apakah SOP yang disusun merupakan dokumen baru karena perusahaan yang memerlukan memang baru didirikan. Ataukah, penyusunan SOP diperuntukan bagi perusahaan yang sudah lama beroperasi, tetapi sejak berdirinya memang belum pernah mengaplikasikan SOP.

Bagi perusahaan yang sudah beroperasi dan sudah mengaplikasikan SOP, sudah barang tentu juga dimungkinkan untuk melakukan perubahan-perubahan. Apabila memang diperlukan adanya perubahan, tentu saja bisa dilakukan dengan memperhatikan beberapa pertimbangan, yang idealnya perlu disesuaikan dengan berbagai situasi dan kondisi perusahaan. Berikut akan diuraikan mengenai penyusunan draft SOP.

Penyusunan Dokumen SOP Baru

Pada penyusunan dokumen SOP baru, terlebih dahulu akan dibahas tentang penyusunan dokumen bagi suatu perusahaan, dimana perusahaan tersebut memang sudah operasional, tetapi belum mengaplikasikan SOP. Namun, demi upaya peningkatan pelayanan kepada para pelanggannya, pimpinan perusahaan memutuskan untuk mengaplikasikan SOP ke dalam jajaran operasional perusahaannya. Dalam hal ini diambil suatu asumsi bahwa perusahaan yang berminat mengaplikasikan SOP ini adalah perusahaan bidang produksi barang. Asumsi ini diambil mengingat bahwa perusahaan bidang produksi barang memang memiliki kompleksitas proses kerja yang relatif tinggi. Hal ini agar lebih memudahkan dalam pemberian contoh-contoh untuk perusahaan-perusahaan yang kompleksitas proses kerjanya lebih rendah. Mengacu pada hal-hal tersebut di atas, tahapan penyusunan SOP dapat dilakukan sebagai berikut:

  • Pimpinan tertinggi perusahaan mengeluarkan Surat Keputusan (Skep) yang isinya mengangkat seseorang atau suatu tim atau suatu kelompok kerja, yang bertugas untuk mengaplikasikan Standar Operating Procedure (SOP) dalam jajaran operasional perusahaan. Anggota tim terdiri atas para pejabat berbagai departemen, yang masing-masing pejabat tersebut benar-benar menguasai prosedur-prosedur kerja tak tertulis yang selama ini sudah berlaku dalam setiap unit kerja terkecil dalam departemennya.
  • Kelompok Kerja (Pokja) yang dibentuk pada umumnya dipimpin oleh Manajer QC (Quality Control) atau Manajer QA (Quality Assurance), tergantung dari Struktur Organisasi yang berlaku dalam suatu perusahaan. Mengapa dipilih pejabat yang berhubungan dengan kualitas (quality)? Tentunya karena hal ini sangat erat relevansinya dengan upaya peningkatan berbagai kualitas dalam proses produksi, yang pada akhirnya bermuara pada kualitas pelayanan bagi para pelanggannya. Namun demikian, pimpinan tertinggi perusahaan pun bisa pula menunjuk pejabat lain. Hal terpenting, pejabat yang dipilih merupakan seorang pejabat yang memiliki wibawa dan memiliki sense of quality yang tinggi dan dapat diandalkan.
  • Kepala kelompok menginstursikan kepada para perwakilan departemen untuk menghimpun semua prosedur yang berlaku di departemen masing-masing dalam bentuk tertulis.
  • Mengadakan rapat kelompok kerja membahas semua prosedur terhimpun, agar semua prosedur bisa ditata ulang serta dituangkan dalam bentuk tertulis. Penulisan semua prosedur harus dilakukan secara ringkas, jelas, dan sistematis sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti oleh semua staf dan karyawan dari bebagai tingkat pendidikan.
  • Sesudah semua prosedur dituangkan dalam bentuk tertulis, setiap perwakilan departemen diminta untuk menyampaikan presentasi tentang prosedur-prosedur yang berlaku di departemen masing-masing. Presentasi diawali oleh departemen lain. Hal ini sesuai dengan tata urut proses produksi yang selama ini berlaku pada perusahaan yang bersangkutan.
  • Berdasarkan presentasi para perwakilan departemen dalam rapat Kelompok Kerja yang diselenggarakan, pimpinan rapat atau Ketua Kelompok Kerja dapat mengambil keputusan dalam menetapkan alur kerja terbai dari prosedur-prosedur yang tersusun dari awal proses produksi hingga akhir produksi. Alur kerja terbaik inilah yang kemudian disebut draft awal SOP.
  • Draft awal SOP lalu didiskusikan, kemudian dimatangkan lagi bersama seluruh perwakilan departemen, dengan sasaran agar memenuhi kriteria sebagai berikut:

a. Sistematis dan mudah dimengerti oleh seluruh lapisan karyawan.
b. Layak untuk diterapkan pada perusahaan tersebut.
c. Mudah dalam pengendalian (Controllable).
d. Mudah dalam proses audit (Auditable).
e. Mudah diubah jika diperlukan.
f. Lengkap dalam mengatur seluruh sistem yang ada.
g. Bersifat spesifik perusahaan yang bersangkutan.

  • Hasil diskusi serta hasil dari upaya pematangan draft awal SOP tersebut kemudian dibuat dalam bentuk tertulis, untuk kemudian sudah dapat dianggap sebagai draft final dokumen SOP.
  • Proses selanjutnya dari penyusunan SOP ini adalah mengaplikasikan draft final dokumen SOP tersebut dalam uji lapangan. Lebih jauh tentang proses uji lapangan dari draft SOP ini, akan dibahas lebih lanjut dalam buku ini.

Disarikan dari buku: Panduan Praktis Menyusun SOP, Penulis: Ir. M. Budihardjo, Hal: 41-45.

    Cetak       Email

Tinggalkan Balasan

Alamat surel Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

You might also like...

Desa dan Pemerintahan Desa

Selengkapnya →