Loading...
Posisi Anda:  Home  >  Artikel  >  Artikel saat ini

Perubahan Dokumen SOP

Oleh   /   Senin 24 November 2014  /   Tidak ada komentar

Dokumen SOP yang sudah diaplikasikan dalam suatu perusahaan, pada dasarnya dimungkinkan untuk dilakukan perubahan. Namun demikian, perubahan yang dilakukan sama sekali tidak boleh tanpa alasan. Setiap perubahan yang akan dilakukan wajib dimusyawarahkan terlebih dahulu dengan melibatkan semua perwakilan departemen yang ada dalam perusahaan.

keuanganLSM

Perubahan Dokumen SOP

Dokumen SOP yang sudah diaplikasikan dalam suatu perusahaan, pada dasarnya dimungkinkan untuk dilakukan perubahan. Namun demikian, perubahan yang dilakukan sama sekali tidak boleh tanpa alasan. Setiap perubahan yang akan dilakukan wajib dimusyawarahkan terlebih dahulu dengan melibatkan semua perwakilan departemen yang ada dalam perusahaan. Syarat untuk dapat dilakukannya perubahan, diantaranya:

  • Adanya perubahan proses produksi karena penambahan/pengurangan mesin.
  • Adanya terobosan baru dalam proses produksi demi efisiensi.
  • Adanya catatan pada “Lembar Revisi SOP” (Lihat Sub-Bab 3c)

Dengan demikian, perubahan dokumen SOP dimaksudkan sebagai upaya untuk semakin meningkatkan efisiensi dalam menjalankan semua tahapan-tahapan proses produksi. Oleh karenanya, dalam memproses perubahan dokumen SOP, harus ada sinkronisasi antara prosedur-prosedur yang mendukung antara sistem yang satu dan prosedur-prosedur yang mendukung sistem lainnya.

Revisi Dokumen SOP

Revisi dokumen SOP dimaksudkan sebagai perubahan kecil pada dokumen SOP yang tidak menyebabkan perubahan total dari isi dokumen. Pada dasarnya revisi dilakukan untuk hal-hal yang tidak prinsipil, misalnya salah ketik atau mengganti kata/kalimat dengan kata/kalimat lain yang sama pengertiannya agar lebih mudah dipahami. Bisa pula terjadi, penggantian istilah asing dengan istilah bahasa Indonesia agar lebih dimengerti oleh berbagai lapisan pendidikan karyawan.

Mengingat bahwa dokumen SOP dari suatu perusahaan pada umumnya digabung dan dijilid menjadi satu buku, apabila dalam dokumen SOP ditemukan adanya kekeliruan yang perlu direvisi, dalam Dokumen SOP harus dilengkapi dengan “Lembar Revisi SOP”. Lembar ini ditempatkan pada akhir halaman dari setiap sistem departemen, dan berfungsi mencatat setiap temuan kekeliruan oleh petugas departemen.

Buku asli dokumen SOP dikuasai oleh Kepala Kelompok Kerja SOP, sedangkan kepada masing-masing departemen diberikan satu buah copy dokumen SOP. Pada dasarnya, penanggung jawab dokumen SOP adalah Manajer setiap departemen. Namun demikian, para Manajer bisa pula mendelegasikan wewenangnya dan menunjuk staf lain dalam departemennya sebagai penanggung jawab SOP pada tingkat departemen.

Dalam praktik di lapangan, apabila petugas SOP suatu departemen menjumpai adanya kekeliruan yang perlu direvisi, revisinya ditulis dalam Lembar Revisi SOP dari buku SOP departemen. Selanjutnya, petugas tersebut wajib melaporkan revisi yang dilakukan kepada Kepala Kelompok Kerja SOP. Maksudnya, agar revisi yang ditulis pada Lembar Revisi SOP pada buku departemen, juga ditulis pada Lembar Revisi SOP pada buku asli SOP yang dikuasai Kepala Kelompok Kerja SOP. Hal ini penting, agar semua revisi dari semua departemen dapat terhimpun menjadi satu dalam Lembar Revisi SOP pada buku asli dokumen SOP. Jadi, apabila sewaktu-waktu ada perubahan dokumen SOP, semua catatan revisi bisa langsung dimasukkan dalam perubahan yang dilakukan. Contoh Lembar Revisi SOP, tampak di bawah ini:

10-23-2014 12-22-26 PM

Disarikan dari buku: Panduan Praktis Menyusun SOP, Penulis: Ir. M. Budihardjo, Hal: 45-47.

 

    Cetak       Email

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

You might also like...

keuanganLSM

Proses SDM Berbelit-Belit

Selengkapnya →