Loading...
Posisi Anda:  Home  >  Artikel  >  Artikel saat ini

Tips Mudah Menyusun Dokumen SOP

Oleh   /   Rabu 17 Desember 2014  /   Tidak ada komentar

Dengan aplikasi SOP dalam suatu perusahaan, pada dasarnya merupakan indikasi bahwa perusahaan tersebut telah menjalankan prosedur standar, sedemikian rupa sehingga lebih menjamin kualitas produk ataupun kualitas jasa pelayanan yang dihasilkan.

keuanganLSM

Tips Mudah Menyusun Dokumen SOP

Dengan telah disajikannya contoh-contoh SOP pada sub-bab terdahulu, diharapkan para pembaca sudah semakin memahami logika, tata cara ataupun teknik menyusun SOP. Lebih jauh lagi, penulis juga menyajikan contoh-contoh SOP di atas dalam bentuk soft copy, yang dikemas di dalam Compact Disc (CD).

Dengan adanya fasilitas CD ini, dimungkinkan bagi para pembaca untuk dapat mempergunakan semua bentuk SOP terlampir dalam CD sebagai piranti untuk bisa secara langsung praktik menyusun SOP. Tentu saja dengan mengadakan modifikasi pada bahasa ataupun proses aktivitas yang diatur dan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing pembaca.

Namun demikian, kendati para pembaca bisa dengan mudah menggunakannya dengan melakukan copy-paste, upaya mendapatkan hasil yang optimal tentu perlu dijadikan bahan pertimbangan. Untuk hal inilah, penulis perlu membekali para pembaca dengan beberapa tips mudah dalam menyusun dokumen SOP, dengan tahap-tahap sebagai berikut:

  • Tetapkan terlebih dahulu, prosedur apa yang hendak dibuat. Misalnya, akan dibuat prosedur tentang pemeliharaan dan perawatan mesin genset dalam suatu pabrik tertentu.
  • Lakukan survei dan wawancara dengan semua orang yang mengawaki mesin genset tersebut. Tujuannya, mendapatkan alur kerja yang selalu mereka kerjakan dalam melakukan pemeliharaan ataupun perawatan mesin genset. Catat semua alur kerja atau urut-urutan langkah yang diperoleh dan dibuat dalam bentuk tertulis.
  • Siapkan kerangka atau Format Dokumen SOP dengan cara copy-paste dari CD yang tersedia. Lakukan modifikasi atas Format Dokumen SOP yang ada, disesuaikan dengan kebutuhan.
  • Tuliskan alur kerja yang diperoleh dari hasil survei ke dalam Format Dokumen SOP sehingga diperoleh urut-urutan langkah yang memang selalu dilaksanakan dalam rangka pemeliharaan dan perawatan mesin genset. Selanjutnya, urut-urutan langkah inilah yang disebut sebagai Prosedur Pemeliharaan & Perawatan Mesin Genset.
  • Selain langkah-langkah yang tersusun, apabila ada formulir ataupun tabel-tabel yang harus diisi dalam mewujudkan langkah-langkah tersebut, formulir ataupun tabel tersebut juga harus dibakukan sebagai bagian dari Standard Operating Procedure (SOP) yang dihasilkan.
  • Pada akhirnya, draft prosedur tersebut dimintakan pengesahannya kepada para pejabat yang berwenang sehingga menjadi prosedur standar dalam pemeliharaan dan perawatan mesin genset.
  • Penyusunan semua prosedur pada dasarnya sama, yaitu dimulai dengan menempuh tahapan butir 1 sampai dengan 6. Semua prosedur yang sudah dibakukan inilah yang untuk selanjutnya disebut sebagai Standard Operating Procedure atau disingkat SOP. Artinya, prosedur-prosedur yang dibakukan dan menjadi standar bagi pelaksanaan suatu proses kerja tertentu.

Contoh-contoh yang sudah disajikan pada bab-bab terdahulu adalah contoh prosedur sederhana. Prosedur tersebut sudah cukup digunakan sebagai pengatur operasional suatu pabrik/perusahaan ataupun suatu organisasi tertentu. Sebagai gambaran, prosedur tersebut bisa di-copy, kemudian dilaminating, lalu ditempel di tempat-tempat strategis perusahaan. Dengan begitu, memudahkan bagi para pelaksana atau petugas untuk melaksanakan tugas-tugasnya sesuai dengan prosedur baku yang sudah ditetapkan.

Namun demikian, penulis juga tetap menyajikan contoh-contoh prosedur yang lebih lengkap dan terinspirasi dari aplikasi ISO-9000. Contoh-contoh seperti ini umumnya dikemas dalam suatu buku lengkap, yang merupakan gabungan dari semua prosedur yang ada di dalam semua sistem yang berlaku pada suatu perusahaan.

Dokumen SOP lengkap sebagaimana tersebut di atas, pada umumnya sekaligus merupakan “ijazah” bonafiditas bagi suatu perusahaan. Dengan aplikasi SOP dalam suatu perusahaan, pada dasarnya merupakan indikasi bahwa perusahaan tersebut telah menjalankan prosedur standar, sedemikian rupa sehingga lebih menjamin kualitas produk ataupun kualitas jasa pelayanan yang dihasilkan. Lebih jauh lagi diharapkan akan selalu mampu memberikan kepuasan optimal bagi para pelanggannya.

Dari pengalaman penulis dalam pengelolaan organisasi perusahaan, ternyata bentuk-bentuk prosedur yang sederhana justru cocok atau sesuai untuk para pelaksana kerja di lapangan, dimana tingkat pendidikan karyawan di tingkat bawah justru lebih bisa mencerna dan memahami langkah-langkah yang tertulis di dalam prosedur. Sementara itu, contoh-contoh prosedur yang lebih lebih lengkap, akan lebih bermanfaat dalam upaya “mendongkrak” bonafiditas perusahaan. Namun, semua bentuk prosedur yang ada, tetap sangat dianjurkan aplikasinya dalam perusahaan karena pastinya sangat bermanfaat bagi upaya meningkatkan efisiensi dan efektivitas setiap unit kerja yang ada sehingga dengan sendirinya akan mampu meningkatkan daya saing perusahaan.

Disarikan dari buku: Panduan Praktis Menyusun SOP, Penulis: Ir. M. Budihardjo, Hal: 80-83.

    Cetak       Email

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

You might also like...

UMKM Sangat Perlu Dukungan Akses Pembiayaan

Selengkapnya →